Департамент нотаріату та державної реєстрації

Основні завдання та функції

Основні завдання

Департамент в межах повноважень забезпечує виконання завдань, покладених на Міністерство, щодо реалізації державної політики у сфері нотаріату, з питань державної реєстрації актів цивільного стану, державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, державної реєстрації юридичних осіб, громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, та фізичних осіб – підприємців, реєстрації статуту територіальної громади м. Києва, державної реєстрації друкованих засобів масової інформації та інформаційних агентств, як суб’єктів інформаційної діяльності.

Основні функції

Департамент відповідно до покладених на нього завдань:

  • здійснює відповідно до закону контроль за діяльністю у сферах державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, державної реєстрації юридичних осіб, громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, та фізичних осіб – підприємців, державної реєстрації друкованих засобів масової інформації та інформаційних агентств як суб’єктів інформаційної діяльності, у тому числі шляхом проведення моніторингу реєстраційних дій та перевірок відповідно до Законів;
  • вживає в межах повноважень Департаменту заходи щодо забезпечення доступу державних реєстраторів до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно; Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань; Єдиного реєстру громадських формувань; Реєстру громадських об’єднань; Державного реєстру друкованих засобів масової інформації та інформаційних агентств як суб’єктів інформаційної діяльності; Реєстру символік громадських об’єднань, а також заходи щодо забезпечення блокування та анулювання такого доступу у випадках, передбачених законом;
  • здійснює у випадках та у спосіб, передбачених законодавством, організаційне забезпечення розгляду скарг у сферах державної реєстрації, підготовку матеріалів для їх розгляду, а також підготовку на основі протоколу засідання, проєкту висновку та проєкту наказу Міністерства, у тому числі інших документів, що стосуються розгляду скарг у сферах державної реєстрації;
  • здійснює заходи організаційно-технічного характеру, направлені на забезпечення дотримання вимог законодавства з організації діловодства у державних органах стосовно документів, які створені під час та у результаті розгляду скарг у сферах державної реєстрації;
  • забезпечує виконання рішень Міністерства, передбачених статтею 371 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та статтею 341 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань»;
  • здійснює організаційне забезпечення визначення професійної компетентності;
  • здійснює розгляд документів, поданих для проходження автоматизованого анонімного тестування та отримання Сертифікатів;
  • забезпечує направлення (видачу) Сертифікатів;
  • забезпечує проведення спеціальної перевірки діяльності державних реєстраторів в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно та Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;
  • забезпечує ведення обліку діяльності суб’єктів державної реєстрації;
  • забезпечує координацію діяльності суб’єктів державної реєстрації;
  • вживає в межах повноважень Департаменту заходи щодо складання протоколів про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законодавством;
  • бере участь у розробці проєктів законів та інших нормативно – правових актів з питань, що належать до компетенції Департаменту відповідно до його повноважень;
  • подає на розгляд керівництву Міністерства пропозиції, у тому числі у вигляді нормативно-правових актів, щодо вдосконалення законодавства з питань, що належать до компетенції Департаменту;
  • готує зауваження і пропозиції до прийнятих Верховною Радою України законів України з питань, які належать до компетенції Департаменту, що надійшли на підпис Президентові України;
  • вивчає міжнародний досвід з питань організаційно-правового забезпечення функціонування державних систем реєстрації з метою вдосконалення законодавства;
  • бере участь у проведенні правової експертизи проєктів законів та інших нормативно-правових актів з питань, що належать до компетенції Департаменту, відповідно до його повноважень;
  • забезпечує розгляд звернень від органів влади, громадських формувань, підприємств, установ та організацій, громадян з питань, що належать до компетенції Департаменту;
  • забезпечує розгляд запитів і звернень народних депутатів України з питань що належать до компетенції Департаменту;
  • надає в установленому порядку інформацію за запитами на публічну інформацію фізичних та юридичних осіб, громадських формувань та за запитами адвокатів, оформленими відповідно до законодавства, з питань, що належать до компетенції Департаменту;
  • вживає заходів у межах повноважень щодо ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян; Державного реєстру речових прав на нерухоме майно; Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань; Єдиного реєстру громадських формувань; Реєстру громадських об’єднань; Державного реєстру друкованих засобів масової інформації та інформаційних агентств як суб’єктів інформаційної діяльності; Реєстру символік громадських об’єднань;
  • бере участь в організації роботи з підготовки та підвищення кваліфікації працівників у сферах, які належать до компетенції Департаменту, проводить відповідні наради та семінари;
  • здійснює координацію та контроль за діяльністю відділів державної реєстрації актів цивільного стану;
  • здійснює відповідно до законодавства державний контроль за виконанням виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад делегованих повноважень з питань державної реєстрації актів цивільного стану;
  • надає практичну і методичну допомогу консульським установам та дипломатичним представництвам України за кордоном щодо державної реєстрації актів цивільного стану;
  • проставляє апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами;
  • забезпечує в межах своєї компетенції виконання міжнародних договорів про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, укладених з іноземними державами, зокрема в частині витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану, а також надання у межах повноважень, передбачених законом, інших документів, що стосуються особистих або майнових прав та інтересів фізичних чи юридичних осіб;
  • проводить у межах повноважень роботу, пов’язану із забезпеченням бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану органів державної реєстрації актів цивільного стану;
  • узагальнює звітність про діяльність органів державної реєстрації актів цивільного стану України;
  • вживає заходів для розміщення інформації щодо анульованих свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану на офіційному вебсайті Міністерства;
  • вживає заходів щодо здійснення відповідно до законодавства державної реєстрації політичних партій, всеукраїнських профспілок, їх об’єднань, всеукраїнських об’єднань організацій роботодавців, відокремлених підрозділів іноземних неурядових організацій, представництв, філій іноземних благодійних організацій, постійно діючих третейських судів, засновниками яких є всеукраїнські громадські організації, всеукраїнських творчих спілок та їхньої символіки; реєстрації статуту територіальної громади м. Києва; державної реєстрації друкованих засобів масової інформації та інформаційних агентств як суб’єктів інформаційної діяльності;
  • організовує роботу, пов’язану з прийняттям рішення щодо невідповідності діяльності, найменування та/або символіки юридичної особи, політичної партії, її обласної, міської, районної організації або іншого структурного утворення, передбаченого статутом політичної партії, іншого об’єднання громадян вимогам Закону України «Про засудження комуністичного та націонал-соціалістичного (нацистського) тоталітарних режимів в Україні та заборону пропаганди їх символіки»;
  • вживає заходів щодо здійснення контролю за додержанням політичною партією вимог Конституції та законів України, а також статуту політичної партії, забезпечує вжиття визначених законом заходів у разі порушення політичними партіями Конституції та законів України, ініціює звернення до суду з поданням про анулювання реєстраційного свідоцтва політичної партії або про заборону політичної партії; ініціює звернення до суду із заявою про анулювання реєстраційного свідоцтва постійно діючого третейського суду у випадках, передбачених законом;
  • забезпечує спеціальну перевірку відомостей щодо наявності корпоративних прав у осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних з виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища, та посад з підвищеним корупційним ризиком;
  • забезпечує ведення обліку надходження обов’язкових безоплатних примірників видань;
  • забезпечує підготовку правових висновків і наказів Міністерства щодо державної реєстрації (перереєстрації) друкованих засобів масової інформації загальнодержавної, регіональної та/або зарубіжної сфери розповсюдження, а також інформаційних агентств як суб’єктів інформаційної діяльності;
  • забезпечує засвідчення копій статутів та свідоцтв політичних партій і громадських об’єднань у випадках, передбачених законодавством;
  • проводить правову експертизу заяв та документів щодо видачі дублікатів свідоцтв про державну реєстрацію друкованих засобів масової інформації, щодо визнання цих свідоцтв недійсними або такими, що втратили чинність;
  • організовує роботу, пов’язану з проведенням моніторингу відповідності найменування або символіки, матеріалів реєстраційної справи юридичної особи, політичної партії, її обласної, міської, районної організації або іншого структурного утворення, передбаченого статутом партії, іншого громадського формування вимогам Закону України «Про засудження комуністичного та націонал-соціалістичного (нацистського) тоталітарних режимів в Україні та заборону пропаганди їхньої символіки»;
  • здійснює організаційне забезпечення діяльності Комісії з питань дотримання Закону України «Про засудження комуністичного та націонал-соціалістичного (нацистського) тоталітарних режимів в Україні та заборону пропаганди їхньої символіки»;
  • забезпечує діяльність робочої групи для опрацювання пропозицій щодо вжиття передбачених законом заходів у разі порушення політичними партіями, громадським об’єднаннями Конституції та законів України;
  • здійснює організацію та перевірки роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів та приватних нотаріусів, а також міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції зі здійснення ними керівництва та контролю за діяльністю державних та приватних нотаріусів, надання їм необхідної методичної та практичної допомоги, надання вказівок щодо усунення виявлених недоліків, здійснення контролю за дотриманням вимог чинного законодавства, виконанням наказів, інструкцій, вказівок з цих питань;
  • узагальнює статистичну звітність про діяльність державних та приватних нотаріусів;
  • розробляє та вносить керівництву Міністерства пропозиції щодо суб’єктів первинного надання методологічної та методичної допомоги фінансового моніторингу в межах компетенції розміщення державних нотаріальних контор та державних нотаріальних архівів, штатної чисельності та фонду заробітної плати їх працівників;
  • розробляє та вносить керівництву Міністерства пропозиції з питань матеріально-технічного забезпечення державних нотаріальних контор та державних нотаріальних архівів;
  • здійснює підготовку пропозицій щодо зразка і опису печатки приватного нотаріуса, організації та умов її виготовлення;
  • забезпечує організацію та проведення нарад, семінарів з керівниками, працівниками управлінь (відділів, секторів) нотаріату міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції, нотаріусами та іншими працівниками державних нотаріальних контор та архівів з питань, що належить до компетенції Департаменту;
  • здійснює контроль за реєстрацією міжрегіональними управліннями Міністерства юстиції приватної нотаріальної діяльності;
  • здійснює заходи щодо впровадження електронного нотаріату, шляхом:
  • запровадження електронної системи нотаріату;
  • здійснення нагляду щодо належної організації роботи нотаріусів в електронній системі нотаріату та надання необхідної практичної допомоги;
  • розроблення та внесення керівництву пропозиції з питань матеріально-технічного забезпечення державних нотаріальних контор та державних нотаріальних архівів з метою впровадження електронного нотаріату;
  • забезпечення належного функціонування Єдиного реєстру нотаріальних дій та електронного нотаріального архіву як складових електронної системи нотаріату;
  • забезпечення інтеграції баз даних з електронною системою нотаріату;
  • забезпечує виконання завдань, покладених на Міністерство, щодо нагляду у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення за діяльністю відповідних суб’єктів первинного фінансового моніторингу – нотаріусів, адвокатів, адвокатських бюро та об’єднань, суб’єктів господарювання, що надають юридичні послуги (крім осіб, що надають послуги в рамках трудових правовідносин) (далі – суб’єкти первинного фінансового моніторингу) шляхом проведення планових та позапланових перевірок, у тому числі виїзних, фінансового моніторингу;
  • забезпечує надання методологічної та методичної допомоги суб’єктам первинного фінансового моніторингу Департаменту;
  • здійснює заходи з регулювання та нагляду з урахуванням політики, процедур та систем контролю, оцінки ризиків у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення з метою визначення відповідності заходів, що здійснюються суб’єктами первинного фінансового моніторингу, та зменшення ризиків під час їх діяльності у цій сфері;
  • проводить перевірки організації професійної підготовки працівників та керівників підрозділів суб’єктів первинного фінансового моніторингу, відповідальних за проведення фінансового моніторингу;
  • інформує спеціально уповноважений орган з метою виконання покладених на нього завдань про виявлені порушення законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення суб’єктами первинного фінансового моніторингу та заходи, вжиті для їх усунення;
  • забезпечує організацію роботи Комісії з питань застосування санкцій за порушення вимог актів законодавства, що регулюють діяльність у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;
  • здійснює підготовку нотаріально оформлених документів для їх подальшої консульської легалізації;
  • надає практичну допомогу в межах компетенції Департаменту з питань вчинення нотаріальних дій працівникам Міністерства закордонних справ України, які від’їжджають на роботу до консульських установ та дипломатичних представництв України за кордоном;
  • надає практичну допомогу в межах компетенції Департаменту консульським установам та дипломатичним представництвам України за кордоном, а у випадках, передбачених законодавством, також консульським установам та дипломатичним представництвам іноземних держав в Україні з питань вчинення нотаріальних дій;
  • організовує та забезпечує в межах компетенції належну організацію прийому громадян у Департаменті та бере участь у прийомі громадян у Міністерстві, Кабінеті Міністрів України з питань, що належать до компетенції Департаменту;
  • забезпечує формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву Міністерства;

здійснює інші повноваження, визначені законами України та іншими нормативно-правовими актами.

Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження положення про Департамент державної реєстрації та нотаріату Міністерства юстиції України» від 09.02.2017