Департамент державної реєстрації

Порядок проставлення апостиля

Порядок проставлення апостиля

Правові засади легалізації іноземних офіційних документів шляхом проставлення апостиля

10 січня 2002 року Верховною Радою України прийнято Закон України «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» № 2933-III. Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року.

Проставлення апостиля

Проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 березня 2023 року за № 478/39534, та Порядком проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1420/27865 (зі змінами).

Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції, судами, архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проводиться за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у такому порядку:

- прийняття документів для проставлення апостиля, формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України – відділи державної реєстрації актів цивільного стану, нотаріус, Державна архівна служба України);

- розгляд документів, поданих для проставлення апостиля (Міністерство юстиції України);

- проставлення  апостиля, відмови у його проставленні (Міністерство юстиції України);

- видача документів за результатом розгляду заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України – відділи державної реєстрації актів цивільного стану, нотаріус, Державна архівна служба України).

Проставлення апостиля здійснюється за зверненням заявника до територіального органу Міністерства юстиції України або нотаріуса (крім випадку витребування (отримання) документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та проставлення на такому документі апостиля), а у випадку витребування (отримання) архівного документа, виданого архівною установою (далі – архівний документ) та/або проставлення на такому документі апостиля, – до Державної архівної служби України відповідно до Порядку ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 4 листопада 2015 року № 890.

Для отримання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр) та подальшого проставлення на ній апостиля заявник відповідно до законодавства звертається до державного реєстратора юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, який після формування виписки з Єдиного державного реєстру забезпечує її передачу до територіального органу Міністерства юстиції України для проставлення апостиля.

У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв'язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України, а щодо архівного документа – до Державної архівної служби України. Відповідне звернення, яке надійшло до Міністерства юстиції України, надсилається територіальному органу для подальшого його прийняття відповідно до цього Порядку.

У разі особистого звернення заявника посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля, яка підписується заявником.

Заява, підписана заявником, реєструється в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.

Якщо звернення заявника надіслано поштовим зв'язком, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України чи Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань передається виписка з Єдиного державного реєстру, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.

Заява про проставлення апостиля, документи, подані для проставлення апостиля, на час їх розгляду відповідно до Порядку проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року  № 2268/5 (зі змінами), залишаються у територіальному органі Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державній архівній службі України.

Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України інформує заявника, яким було особисто подано документи, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

Документи з проставленим апостилем видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві про проставлення апостиля, нотаріусом, посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України чи посадовою особою Державної архівної служби України, до яких було подано документи, у тому числі передані державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу II цього Порядку.

Документи з проставленим апостилем можуть видаватися іншій особі також на підставі довіреності, наданій такій особі заявником.

Якщо звернення заявника надіслано поштовим зв'язком, документи з проставленим апостилем надсилаються в порядку, визначеному законодавством.

Повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи без проставленого апостиля можуть видаватися іншій особі також на підставі довіреності, наданої такій особі заявником.

 

Плата за надання послуги з проставлення апостиля

Наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 19 грудня 2003 за № 1197/8518, встановлено плату за надання послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Рахунок платежу за надання послуги з проставлення апостиля:

Банк отримувача: Казначейство України (ЕАП)

Отримувач коштів: ГУК у м. Києві/м.Київ/22012500

Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783;

Рахунок отримувача: UA558999980334109879041026001;

Призначення платежу: за проставлення апостиля;

Плата за проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану громадянами, які проживають за кордоном

Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними відділами державної реєстрації актів цивільного стану України, а також на архівних документах можуть здійснювати оплату послуг з проставлення апостиля у банках – кореспондентах АТ «Державний експортно-імпортний банк України» в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства, відкритий у АТ «Державний експортно-імпортний банк України» (реквізити рахунків та перелік банків-кореспондентів  АТ «Державний експортно-імпортний банк України» додаються).

Звертаємо увагу, що в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) має бути вказано код класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля».

Після отримання підтверджуючих документів Державного казначейства України та у разі відповідності сплачених коштів розміру плати, встановленому наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5, Управлінням у сфері державної реєстрації актів цивільного стану та проставлення апостиля проставляється апостиль на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України, на архівних документах.

Банківські реквізити для перерахування коштів в іноземній валюті до Державного бюджету України  (перевірити актуальність банківських реквізитів можна на офіційному вебсайті Державної казначейської служби України у рубриці «Діяльність» підрубрики «Реквізити валютних рахунків»

Актуальний перелік банків-кореспондентів розміщено на офіційному вебсайтіАТ «Державний експортно-імпортний банк України» за посиланням https://www.eximb.com/ua/business/klientam-msb/msb-current-account/msb-mizhnarodni-rozrahunky-ta-operacii/msb-perelik-bankiv-korespondentiv.

  

Строк розгляду документів для проставлення апостиля

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк   до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, може бути продовжено до 20 робочих днів.

Видача виписок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань у паперовій формі для проставлення апостиля

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних  осіб – підприємців та громадських формувань (далі – виписка з Єдиного державного реєстру) в паперовій формі для проставлення апостиля надається за запитом про надання такого документа заявника шляхом звернення до посадової особи територіального органу Міністерства юстиції України – міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції.

При поданні запиту на отримання виписки з Єдиного державного реєстру заявник одночасно подає документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

Якщо заявник звільнений від сплати послуг з проставлення апостиля, він пред’являє уповноваженій особі суб’єкта державної реєстрації документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною особою виготовляється копія та долучається до поданого запиту.

За результатом розгляду запиту щодо надання виписки з Єдиного державного реєстру посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру формує виписку з цього реєстру.

Виписка з Єдиного державного реєстру, копія запиту щодо надання такої виписки та документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від такої сплати, державним реєстратором територіального органу Міністерства юстиції України передаються уповноваженій посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу для проставлення на такій виписці апостиля та надання її заявникові відповідно до Порядку проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864 (зі змінами).

Після отримання такої виписки посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів формує відповідну заяву та реєструє її у наведеному Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації. На сформованій заяві проставляння власного підпису заявником не здійснюється.

Документи з проставленим апостилем видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві про проставлення апостиля, що передані державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.