Департамент державної реєстрації

На підтвердження достовірності представлених заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України додаються до матеріалів справи повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому (пункт 2.7 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

Якщо в актовому записі про народження відсутні графи «По батькові» та «Місце народження», що стосуються відомостей про дитину, або відсутні відомості у цих графах, їх доповнення проводиться з урахуванням даних паспорта громадянина України або паспортного документа особи, відносно якої складено запис, та імені батька дитини, зазначеного в ньому.

Якщо актовий запис цивільного стану, до якого потрібно внести зміни, зберігається в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її отримання, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав, з якими Україна не уклала договорів про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, підтверджується відповідними легалізованими у встановленому порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану без витребування копій актових записів цивільного стану.

У разі відсутності (втрати) актового запису цивільного стану, до якого необхідно внести зміни, розв’язання питання можливе тільки після поновлення актового запису відповідно до Правил внесення змін ( пункт 2.9 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

Якщо виникла потреба поновлення втраченого актового запису цивільного стану, перебіг тримісячного строку припиняється ( пункт 2.27 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

У разі подання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану рішення іноземного суду про внесення змін до актових записів цивільного стану, питання про його виконання вирішується згідно з чинним законодавством України та з урахуванням міжнародних договорів України про надання правової допомоги, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України (пункт 1.13 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

На підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України складає обгрунтований висновок про внесення змін до актового запису (або декількох актових записів) цивільного стану або про відмову в цьому (пункт 2.12 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

Висновок про відмову вручається (надсилається) заявнику.

Водночас у висновку зазначається про можливість оскарження відмови про внесення змін до актового запису цивільного стану в судовому порядку. На прохання заявника пред’явлені ним документи, крім заяви, повертаються (пункт 2.20 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

Відділом державної реєстрації актів цивільного стану, яким унесено зміни до актового запису цивільного стану, у семиденний строк після внесення таких змін надсилається до районного (міського) військового комісаріату, в якому перебувають на військовому обліку призовники і військовозобов’язані, повідомлення про зміну ними прізвища, власного імені, по батькові, місця і дати народження (пункт 2.25 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

У разі визнання батьківства і внесення відомостей про батька дитини до актового запису про її народження, у якому є відмітка про видачу матері відповідної довідки до органів праці та соціального захисту населення для одержання допомоги, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який вніс зміни, зобов’язаний у десятиденний строк письмово повідомити про це орган праці та соціального захисту населення за місцем проживання матері дитини. Таке повідомлення про визнання батьківства надсилається у тих випадках, коли дитина не досягла повноліття (пункт 2.26 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

У разі якщо актовий запис цивільного стану, до якого необхідно внести зміни у зв'язку з усиновленням, скасуванням усиновлення, визнанням усиновлення недійсним, визнанням та встановленням факту батьківства, материнства, а також доповненням і виправленням відомостей, що в ньому містяться, було складено компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок внесення змін, відмінний від передбаченого законодавством України, або неможливості його направлення органами іноземної держави (стихійне лихо, військові дії тощо), що підтверджується відповідними документами, актовий запис цивільного стану попередньо поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника. Про поновлення актового запису цивільного стану та внесення до нього відповідних змін повідомляється компетентному органу іноземної держави (частина п’ята статті 22 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», пункт 2.28 Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання).

У разі необхідності внесення змін до актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України, цей запис попередньо поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, що проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському відділі державної реєстрації актів цивільного стану у місті Києві Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ).