Департамент державної реєстрації та нотаріату

Роз’яснення Міністерства юстиції України щодо порядку витребування та отримання громадянами, які проживають на тимчасово окупованій території України, документів про реєстрацію актів цивільного стану та деяких інших документів, що стосуються їх особистих та майнових прав та інтересів, від компетентних органів іноземних держав

До уваги громадян,
які проживають на тимчасово
окупованій території України

 

  Роз’яснення щодо порядку витребування та отримання громадянами,
які проживають на тимчасово окупованій території України,
документів про реєстрацію актів цивільного стану та деяких інших документів, що стосуються їх особистих та майнових прав та інтересів,
від компетентних органів іноземних держав 

         У зв’язку із чисельними зверненнями громадян, що проживають на тимчасово окупованій території України (Автономна Республіка Крим,  м. Севастополь, окремі райони, міста, селища і села Донецької та Луганської областей), щодо отримання від компетентних органів іноземних держав документів з питань реєстрації актів цивільного стану (витягів, повторних свідоцтв тощо), а також документів про освіту, трудовий стаж та інших документів, що стосуються особистих та майнових прав та інтересів громадян, Міністерство юстиції роз’яснює таке.

         Можливість витребування відповідних документів через органи юстиції передбачена статтею 14 Конвенції СНД про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року, яка застосовується у відносинах України з Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою, Республікою Молдова, Грузією та Туркменістаном, а також двосторонніми договорами України з Грузією, Республікою Узбекистан, Чеською Республікою, Республікою Кіпр, Угорщиною, Республікою Македонія, Республікою Болгарія, Турецькою Республікою, Румунією, Монголією, Китайською Народною Республікою, Литовською Республікою, Латвійською Республікою, Естонською Республікою, Республікою Польща, Грецькою Республікою, Корейською Народно-Демократичною Республікою та Соціалістичною Республікою В’єтнам.

Щодо витребування та отримання документів про державну реєстрацію актів цивільного стану 

         Органи реєстрації актів цивільного стану та територіальні органи юстиції Міністерства юстиції України позбавлені можливості здійснювати свої функції на тимчасово окупованій території України.

У зв’язку з цим,  особи, які проживають на такій території, для витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стануможуть, заповнивши анкету, що міститься у додатку 1 до цього роз’яснення, звернутися до Міністерства юстиції України поштою на адресу: 01001, м. Київ, вул. Городецького 13, або на електронну адресу: themis@minjust.gov.ua, або до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану Міністерства юстиції України.

Якщо документ запитується з Китаю, Греції, Кіпру, Македонії чи Туреччини, до анкети слід додавати її переклад на офіційну мову відповідної держави або на англійську мову.

Отримати запитуваний документ заявник може особисто у визначеному ним в анкеті відділі державної реєстрації актів цивільного стану, обраному з переліку, розміщеного у підрубриці «Відділи державної реєстрації актів цивільного стану» рубрики «Для фізичних осіб» веб-сайту Департаменту державної реєстрації Міністерства юстиції України (http://ddr.minjust.gov.ua/).

Оскільки надіслання поштової кореспонденції на тимчасово окуповану територію унеможливлено, отримати інформацію про надходження до Міністерства юстиції України від іноземних органів юстиції документів щодо актів цивільного стану громадяни, які проживають на тимчасово окупованій території, можуть за телефоном +38 (044) 233-64-75 або скориставшись інформацією, розміщеною у підрубриці «Щодо документів, що очікуються від компетентних органів іноземних держав громадянами, які проживають на тимчасово окупованій території України» рубрики «До уваги громадян!» веб-сайту Департаменту державної реєстрації Міністерства юстиції України (http://ddr.minjust.gov.ua).

Про надходження таких документів до обраного заявником відділу державної реєстрації актів цивільного стану можна дізнатися за номером телефону цього відділу, розміщеного у підрубриці «Відділи державної реєстрації актів цивільного стану» рубрики «Для фізичних осіб» веб-сайту Департаменту державної реєстрації Міністерства юстиції України (http://ddr.minjust.gov.ua/).

За телефоном +38 (044) 233-64-75можна отримати інформацію про документи про реєстрацію актів цивільного стану громадян, що надійшли до Міністерства юстиції України з-за кордону у 2014-2015 роках у відповідь на звернення громадян, які проживають на тимчасово окупованій території. Одночасно пропонуємо громадянам повідомляти назву відділу державної реєстрації актів цивільного стану, у якому особа бажає отримати запитуваний документ.

Документи, які запитуються на підставі двосторонніх договорів України про правову допомогу та правові відносини з Молдовою, Литвою, Латвією, Естонією, Польщею, Грецією, КНДР та В’єтнамом громадяни отримують особисто виключно через дипломатичне представництво або консульство відповідної держави в Україні, як це передбачено міжнародними договорами із зазначеними державами.

Щодо витребування та отримання документів про освіту, трудовий стаж та інших документів, що стосуються особистих та майнових прав та інтересів громадян

 

Для витребування від компетентних органів іноземних державдокументів про освіту, трудовий стаж та інших документів, що стосуються особистих та майнових прав та інтересів громадян, зацікавлена особа може звернутися із заявою до Міністерства юстиції України або до будь-якого Головного територіального управління юстиції, обов’язково зазначивши свої контактні телефони та/або електронну адресу. З цією метою пропонується використовувати форму заяви, наведену у додатку 2.

Отримати запитуваний документ заявник зможе поштою на адресу, зазначену у заяві, крім тимчасово окупованої території України, або у визначеному ним Головному територіальному управлінні юстиції Міністерства юстиції України, обраному з переліку на веб-сайті Мін’юсту: (http://old.minjust.gov.ua/section/297).

Документи, які запитуються на підставі двосторонніх договорів України про правову допомогу та правові відносини з Молдовою, Литвою, Латвією, Естонією, Польщею, КНДР та В’єтнамом, громадяни отримують особисто виключно через дипломатичне представництво або консульство відповідної держави в Україні, як це передбачено міжнародними договорами із зазначеними державами.

 

Додаток 1

до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян

України, іноземців та осіб без громадянства

(пункт 2 розділу ІІ)

АНКЕТА

по витребуванню документів з-за кордону[1]

 

ПИТАННЯ

ВІДПОВІДЬ

1

Прізвище, ім’я та по батькові особи,  документ якої витребовується (у разі зміни прізвища зазначити всі зміни)

 

2

Число, місяць, рік народження

 

3

Місце народження (область, район, місто, село, селище)

 

4

Громадянство (якщо змінювалось, зазначити всі зміни)                                                           

 

5

Назва документа, який витребовується

 

6

Важлива інформація:

1) якщо витребовується документ про реєстрацію народження, шлюбу, розірвання шлюбу, смерті, зазначити  місце та дату реєстрації народження, шлюбу, розірвання шлюбу, смерті, а також прізвища, власні імена та по батькові батьків при витребовуванні документа про народження; прізвища, власні імена та по батькові обох із подружжя при витребовуванні документа про шлюб та розірвання шлюбу

 

 

2) якщо витребовується документ про освіту, зазначити найменування та місцезнаходження навчального закладу, дати вступу і закінчення

 

Зворотний бік анкети

 

3) якщо витребовується документ про стаж роботи, про військову службу, про перебування на примусових роботах, зазначити точне найменування та місцезнаходження підприємства, номер військової частини і місце розташування установи, період роботи та посаду

 

7

Мета витребовування документа

 

8

Необхідність додаткового засвідчення (в порядку консульської легалізації/шляхом проставлення апостиля) документа, що витребовується

 

9

Місце проживання особи, документ якої витребовується

 

 

Якщо витребовується документ на іншу особу,

відповіді даються також на такі питання:

 

 

ПИТАННЯ

ВІДПОВІДЬ

10

Ваш Прізвище, ім’я та по батькові заявника

 

11

Ступінь споріднення заявника з особою, чий документ витребовується, або інформація про довіреність на представлення інтересів

 

 

12

Місце проживання заявника, контактний номер телефону або електронна пошта

 

 

«    »___________20 ____ року                                          ______________

                                                                                             (підпис заявника)

[1] Заповнюється у 3-х примірниках на кожен документ окремо.

  Відповіді на питання мають бути повними і точними.

 

 

 

 

Додаток 2

ЗАЯВЛЕНИЕ

об истребовании документов об образовании, трудовом стаже и других документов, касающихся личных и имущественных прав и интересов граждан

№ п/п

ВОПРОСЫ

ОТВЕТЫ

1.

Наименование документа, который подлежит истребованию

 

2.

Фамилия, имя, отчество лица, на которого истребуется документ (в случае, если в истребуемых документах указана другая (девичья) фамилия)

 

3.

Адрес и наименование предприятия (в случае истребования документов о трудовом стаже) или учебного заведения (в случае истребования документов об образовании)

 

4.

В связи, с чем истребуется документ

 

 

 

О ЗАЯВИТЕЛЕ

 

5.

Фамилия, имя, отчество

 

 

 

 

6.

Наименование и реквизиты документа,  удостоверяющего личность гражданина Украины (серия, номер, дата выдачи, кем выдан)

 

7.

Контактный электронный адрес

 

8.

Контактный телефон

 

9.

Главное территориальное управление юстиции Министерства юстиции Украины, выбранное заявителем для получения истребуемых документов, либо адрес для направления истребуемых документов (указывается адрес за пределами временно оккупированной территории Украины)

 

 

 

*Дополнительно предоставляю информацию и копии документов, которые будут полезны для истребования необходимых документов и информации (копия трудовой книжки, копия документа об образовании и т.п.):

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

«______» _____________________ 20__ г.                                         ____________________

                                                                                                                    (подпись заявителя)