Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, оригінал якого було вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, здійснюються відділами державної реєстрації актів цивільного стану незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника, на підставі актового запису цивільного стану за заявою, зокрема, особи, щодо якої складено запис, батьків.
Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть повторно видаватись представнику особи, яка має право на повторне отримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, у разі подання довіреності, посвідченої відповідно до Закону України «Про нотаріат», або документа, що посвідчує повноваження такого представника, відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність». Під час пред’явлення адвокатом ордера до нього обов’язково додається копія договору про надання правової допомоги, засвідчена у встановленому законодавством порядку.
Водночас в умовах воєнного стану та протягом одного року з дня його припинення або скасування, отримати свідоцтво про народження повторно незалежно від дати проведення державної реєстрації народження мають право батьки дитини (один з них), баба, дід, повнолітні брат та сестра, тітка, дядько, мачуха, вітчим дитини або їх представник, що діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності чи одного з документів, що посвідчують повноваження відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», а також Уповноважений Верховної Ради України з прав людини особисто або через свого представника.
Разом з тим забезпечено можливість подання фізичними особами заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану в електронній формі з використанням функціональних можливостей Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі – Портал Дія) з подальшим отриманням відповідних документів у відділі державної реєстрації актів цивільного стану (далі – Відділ), до якого подано заяву, або за допомогою сервісу доставки оператора поштового зв’язку Укрпошта в межах області за місцем розташування Відділу.
Відповідні заяви повинні містити електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, фізичної особи або бути підписаними під час її особистого звернення до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
До заяв про повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану за наявності додаються відскановані копії паспорта, паспортного документа, документів, що підтверджують право особи на отримання відповідного свідоцтва.
Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, зокрема громадян України, які проживають за кордоном, витребовуються через дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном, а також через Міністерство закордонних справ України за заявою або анкетою (установленого зразка), підписаною особою, яка витребовує документи.