Управління забезпечення документообігу та контролю

Основні завдання

Забезпечення документального обслуговування роботи апарату Мін’юсту – здійснення приймання, реєстрації, обліку, відправки документів, у тому числі документів, які містять службову інформацію.

Контроль за виконанням положень Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України, реалізація загальних правил документування управлінської інформації в апараті Мін’юсту та порядку роботи з документами, аналіз стану документообігу в апараті Мін’юсту, розробка заходів щодо його вдосконалення.

Збереження інформації, що стала відома під час виконання обов’язків державної служби, а також іншої інформації, яка згідно із законодавством не підлягає розголошенню.

Розроблення в апараті Мін’юсту єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення до моменту відправлення або передавання до архіву.

Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, здійснення контролю за дотриманням вимог Інструкції про порядок ведення, обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Мін’юсті.

Забезпечення зберігання архівних документів, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

Участь у роботі Експертної комісії Мін’юсту з проведення експертизи цінності документів.

Здійснення контролю за дотриманням строків виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України, актами та рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України; строків, установлених для вирішення питань, що визначені в листах Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, у тому числі документів з грифом «Для службового користування», де скликання визначено за Мін’юстом, а також інших завдань, визначених керівництвом Мін’юсту.

Проведення упереджувального моніторингу стану виконання встановлених завдань та своєчасне інформування керівництва Мін’юсту у разі неможливості їх виконання у визначені строки.

Організація роботи зі зверненнями громадян, запитами на отримання публічної інформації у разі, якщо суб’єкт відносин у сфері доступу – запитувач інформації є фізичною особою або об’єднанням громадян без статусу юридичної особи, що надходять до Мін’юсту, та надання роз’яснення в межах повноважень.

Контроль за своєчасним розглядом структурними підрозділами апарату Мін’юсту звернень громадян.

Контроль за забезпеченням оперативного реагування на звернення громадян, що надходять до Мін’юсту від державної установи «Урядовий контактний центр».

Організація проведення особистого прийому громадян керівництвом Мін’юсту.

Здійснення особистого прийому громадян у приймальні Мін’юсту.

Надання інформаційно-довідкових послуг фізичним та/або юридичним особам, які звертаються на єдиний багатоканальний телефонний номер Мін’юсту та визначені електронні адреси, з питань, що стосуються діяльності Мін’юсту.

Проведення опитувань серед суб’єктів звернень за участю працівників або шляхом здійснення вихідних дзвінків.

Збір та узагальнення статистичних даних щодо звернень, які надходять на багатоканальний телефонний номер та електронну адресу Мін’юсту.

Інформація

про посадових осіб Управління забезпечення документообігу та контролю