Порядок формування справ внутрішнього аудиту, їх тимчасового зберігання та передачі до архіву в системі Міністерства юстиції України

  1. Порядок формування справ внутрішнього аудиту, їх тимчасового зберігання та передачі до архіву в системі Міністерства юстиції України (далі – Порядок) розроблено з урахуванням Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247 (далі – Стандарти), Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі – Правила), Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 08 жовтня 2019 року № 3101/5 (далі – Інструкція), чинного Порядку здійснення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України (далі – Порядок здійснення внутрішнього аудиту) та з метою визначення єдиного підходу до формування справ внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання та передачі на архівне зберігання і знищення.
  2. Справи внутрішнього аудиту на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, визначені справами тимчасового зберігання.
  3. Загальні вимоги до формування та оформлення справ визначені у розділах IV другої частини Інструкції та Правил.
  4. Робочі та офіційні документи за результатами проведеного внутрішнього аудиту формуються у справи внутрішнього аудиту.
  5. Справи внутрішнього аудиту складаються з наказу Міністра (керівника територіального органу, установи, що належить до сфери управління Мін’юсту), його програми, офіційної та робочої документації з додатками, моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту тощо.
  6. Перелік інформації, що відноситься до робочих документів внутрішнього аудиту, наведено у Порядку здійснення внутрішнього аудиту.
  7. Справа формується у відповідній послідовності (додаток 1).
  8. Не включаються до справи документи, що не пов’язані з внутрішнім аудитом, за яким вона формується.
  9. Кожна папка справи (тому) повинна мати титульний аркуш (додаток 2).
  10. На кожен окремий том справи складається внутрішній опис документів справи (додаток 3). Разом з цим у перший том справи включається загальний опис всієї справи із зазначенням номера тому (частини).
  11. Працівники Управління внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України (далі – Управління), підрозділів (спеціалісти) з внутрішнього аудиту територіальних органів і установ, що належать до сфери управління Мін’юсту (далі – підрозділи (спеціалісти) з внутрішнього аудиту), забезпечують формування справ.
  12. Номер справи за номенклатурою справ складається з індексу Управління, підрозділу (спеціаліста) внутрішнього аудиту, індексу справи, порядкового реєстраційного номера справи, першої літери назви відокремленого структурного підрозділу, останніх двох цифр року формування справи, наприклад: 17-12/01У/20, де 17 – індекс Управління, 12 – індекс справи, 01У/20 – порядковий номер справи (де У – Управління, 20 – останні цифри року формування справи).

Номер справи співпадає з номером аудиторського звіту, складеного за результатами проведеного внутрішнього аудиту, щодо якого сформовано справу.

Номер аудиторського звіту зазначається у журналі обліку аудиторських звітів, до якого керівником аудиторської групи вноситься загальна інформація про аудиторський звіт.

  1. Під час оформлення робочих документів для прискорення пошуку йому присвоюється код (шифр) та посилання на пункт програми внутрішнього аудиту.

Код (шифр) складається з ініціалів імені та прізвища члена аудиторської групи, абревіатури досліджуваного питання, пункту відповідно до Програми внутрішнього аудиту, наприклад: ТШ-ФСВК відповідно до пункту 1 Програми внутрішнього аудиту, де ТШ – Тарас Шевченко, ФСВК – функціонування системи внутрішнього контролю, пункт 1 Програми внутрішнього аудиту (відповідний надпис розташовується у правому верхньому куті першої сторінки робочого документа).

  1. Керівник аудиторської групи визначає відповідальних працівників із числа членів аудиторської групи, які формують і оформлюють справи, здійснює контроль за дотриманням вимог цього порядку та несе відповідальність за правильність формування справ.

Сформовані справи внутрішнього аудиту передаються відповідними працівниками для подальшого зберігання особі, яка відповідає за ведення діловодства в Управлінні/підрозділах з внутрішнього аудиту, із здійсненням відповідних записів у журналі обліку справ внутрішнього аудиту.

  1. Справи внутрішнього аудиту зберігаються в Управлінні, підрозділах (спеціалістів) з внутрішнього аудиту (за місцем їх створення).

Зберігання документів і справ в Управлінні/підрозділі внутрішнього аудиту забезпечує начальник Управління/керівник відповідного підрозділу внутрішнього аудиту та працівник, відповідальний за діловодство у таких підрозділах.

У територіальному органі та установі, що належить до сфери управління Мін’юсту, де в структурі не передбачено підрозділу з внутрішнього аудиту, а лише посаду спеціаліста з внутрішнього аудиту, такий спеціаліст сам забезпечує зберігання документів і справ внутрішнього аудиту.

Справи внутрішнього аудиту повинні зберігатись у спеціальних шафах, що закриваються.

  1. Видача справ, складених з документів внутрішнього аудиту, у тимчасове користування працівникам Управління/підрозділів внутрішнього аудиту здійснюється з дозволу керівника відповідного підрозділу та з відома працівника, відповідального за діловодство у таких підрозділах.

Працівник, який отримує у користування справу, самостійно робить відповідний запис у спеціально заведеному журналі та ставить підпис про отримання і повернення справ із зазначенням дат.

  1. Інформування та/або передача матеріалів внутрішнього аудиту до правоохоронних органів здійснюється відповідно до законодавства за рішенням Міністра юстиції України (керівника територіального органу, установи, що належить до сфери управління Мін’юсту).
  2. З метою відбору справ внутрішнього аудиту, які підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, на підставі номенклатури справ Управління, підрозділів та спеціаліста з внутрішнього аудиту, експертною комісією щороку у лютому місяці проводиться експертиза цінності документів для включення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до національного архівного фонду.

Експертна комісія Управління формується у складі не менше 3-х осіб, а саме: особа, відповідальна за ведення діловодства в Управлінні, начальник Управління та визначений ним начальник відділу у складі Управління.

Експертна комісія підрозділу внутрішнього аудиту формується у кількості не менше 3-х осіб, а саме: особа, відповідальна за ведення діловодства в підрозділі внутрішнього аудиту, керівник підрозділу внутрішнього аудиту та визначений ним працівник підрозділу (у разі відсутності такого працівника залучається інший працівник територіального органу/установи, що належить до сфери управління Мін’юсту).

Експертна комісія для проведення експертизи цінності документів спеціаліста з внутрішнього аудиту формується у складі не менше 3-х осіб, а саме: спеціаліст з внутрішнього аудиту, працівник підрозділу, відповідального за ведення діловодства в установі, та будь-який інший визначений керівником цієї установи працівник.

  1. У разі припинення функціонування підрозділу внутрішнього аудиту шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення, тобто реорганізації,
    з подальшою передачею його функцій іншому створеному підрозділу останній приймає його справи за актом.
  2. У разі ліквідації структурного підрозділу внутрішнього аудиту особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи і передає їх до архіву Мін’юсту (територіального органу/установи, що належить до сфери управління Мін’юсту) незалежно від визначених строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

У разі ліквідації посади спеціаліста з внутрішнього аудиту такий спеціаліст формує всі документи незалежно від визначених строків зберігання у справи
і передає їх до відповідального за ведення діловодства структурного підрозділу територіального органу/установи, що належить до сфери управління Мін’юсту, для подальшої передачі їх до відповідного архіву.

  1. Начальник Управління, керівник підрозділу внутрішнього аудиту та працівники таких підрозділів, а також спеціаліст з внутрішнього аудиту зобов’язані до звільнення з посади чи переведення на іншу посаду передати справи у порядку, передбаченому вимогами Закону України «Про державну службу».

 

Начальник Управління

внутрішнього аудиту                                               Петро БОЖЕВСЬКИЙ

 

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3