Проставлення апостиля та легалізація документів

Міністерство юстиції України інформує, що змінено адресу здійснення прийому, оформлення та видачі документів, поданих для їх консульської легалізації на: м. Київ, вул. Євгена Сверстюка (Марини Раскової), 15, 1-й поверх.

Телефон: (044) 233-64-71

Прийом, оформлення та видача документів, поданих для їх консульської легалізації, здійснюється в понеділок, вівторок, середу, четвер та п’ятницю з 9.00 до 11.00. Видача документів: понеділок, вівторок, середа, четвер та п’ятницю – з 12.00 до 12.45.

Проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації

  • Нормативно-правові акти, що регулюють порядок проставлення апостиля
  • Нормативно-правові акти, що регулюють порядок підготовки документів для подальшої консульської легалізації
  • Повноваження Міністерства юстиції України щодо проставлення апостиля
  • Повноваження Міністерства юстиції України щодо підготовки документів для подальшої консульської легалізації
  • Графік прийому/видачі документів щодо проставлення апостиля та документів для подальшої консульської легалізації
  • Строк розгляду документів
  • Плата за надання послуг з проставлення апостиля
  • Форма заяви, яка подається до Міністерства юстиції України щодо документів з проставлення апостиля (подальшої консульської легалізації)

Нормативно-правові акти, що регулюють порядок проставлення апостиля

  1. Наказ Міністерства юстиції України від 18.02.2016 № 459/5 «Про затвердження інформаційної і технологічної карток адміністративної послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються судами, а також на призначених для використання на території іноземних держав документах, що оформляються нотаріусами»
  2. Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року.
  3. Постанова Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів».
  4. Наказ Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав» від 5 грудня 2003 року №237/803/151/5
  5. Наказ Міністерства юстиції України «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля» від 18 грудня 2003 року № 161/5.
  6. Постанова Кабінету Міністрів України від 4 листопада 2015 р. № 890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля
  7. Наказ Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864
  8. Наказ Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5 «Про затвердження Порядку та форм подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 30 листопада 2015 року за № 1486/27931
  9. Наказ Міністерства юстиції України від 11 січня 2016 року № 5/7 «Про затвердження графіка прийому нотаріально оформлених документів, поданих для їх консульської легалізації

Нормативно-правові акти, що регулюють порядок підготовки документів для подальшої консульської легалізації

  1. Віденська конвенція про консульські зносини 1963 року.
  2. Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затверджена наказом Міністерства закордонних справ України від 4 червня 2002 року № 113, зареєстрована у Міністерстві юстиції 26 червня 2002 року за № 535/6823.

Повноваження Міністерства юстиції України щодо проставлення апостиля

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.11.2015 № 890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля» запроваджено електронний сервіс з проставлення апостиля.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.07.2014 № 228, Міністерство юстиції проставляє апостиль на офіційних документах, що видаються судами, а також на призначених для використання на території іноземних держав документах, що оформляються нотаріусами

Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до відділів державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України, перелік яких визначено в додатку 1 до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2015 № 2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.11.2015 за № 1419/27864.

Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу та подає:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

Посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів формує заяву, виготовляє електронні копії документів шляхом сканування та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення.

Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України.

За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів відповідний електронний документ з накладенням власного електронного цифрового підпису та проставленням на документ електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Електронного реєстру апостилів.

За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві.

Документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником.

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

Повноваження Міністерства юстиції України щодо підготовки документів для подальшої консульської легалізації

Відповідно до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 4 червня 2002 року № 113 та зареєстрованої у Мін’юсті 26 червня 2002 року за N 535/6823, Міністерство юстиції здійснює підготовку нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації

Графік прийому/видачі нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації

Наказом Міністерства юстиції України від 11 січня 2016 року № 5/7 затверджено графік прийому нотаріально оформлених документів, поданих для їх консульської легалізації.

Відповідно до цього графіку прийом, оформлення та видача документів, поданих для їх консульської легалізації, здійснюється в понеділок, вівторок, середу, четвер та п’ятницю з 9.00 до 11.00. Видача документів: понеділок, вівторок, середа, четвер та п’ятницю – з 12.00 до 12.45.

Строк підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації становить один робочий день та може бути продовжений Міністерством юстиції України:
1) до трьох робочих днів – у зв’язку з поданням кількості документів, що не може бути опрацьована працівниками Міністерства юстиції України, відповідальними за підготовку нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, з поважних причин (хвороба, звільнення, довготривала відпустка, технічні причини, для усунення яких необхідний додатковий час, тощо);
2) до двадцяти робочих днів – у зв’язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа; додаткової інформації або роз'яснень, у тому числі якщо справжність поданого документа викликає сумнів.

Підготовка нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації здійснюється сектором консульської легалізації та проставляння апостилю Управління з питань нотаріату Департаменту державної реєстрації та нотаріату, який розташовано за адресою: м. Київ, вул. Євгена Сверстюка, 15, тел. (044) 233-65-42

Строк розгляду документів

Строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації становить один робочий день.

Строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації може бути продовжено Міністерством юстиції України:

1) до трьох робочих днів - у зв'язку з поданням кількості документів, що не може бути опрацьована працівниками Міністерства юстиції України, відповідальними за проставлення апостиля чи підготовку нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, з поважних причин (хвороба, звільнення, довготривала відпустка, технічні причини, для усунення яких необхідний додатковий час, тощо);

2) до двадцяти робочих днів - у зв'язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа; додаткової інформації або роз'яснень, у тому числі якщо справжність поданого документа викликає сумнів.

Плата за надання послуг з проставлення апостиля

Наказом Міністерства юстиції від 18.12.2003 № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля» встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Плата за надання послуг з проставлення апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету.

Одержувач коштів за надання послуг з проставлення апостиля - ГУ ДКСУ у м. Києві, р/р 33214879700001, МФО 820019, ЄДРПОУ 37993783, код платежу 22012500.

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Послуги з підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації надаються Міністерством юстиції України безкоштовно.

Щодо проставлення Міністерством юстиції України апостилю (здійснення подальшої консульської легалізації) на копіях паспортів громадянина України/закордонних паспортів.

   

Відповідно до підпунктів 73, 74 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, Міністерство юстиції, зокрема:

  • здійснює підготовку нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, надає консульським установам і дипломатичним представництвам допомогу з питань вчинення нотаріальних дій;

  • проставляє апостиль на офіційних документах, що видаються судами, а також на призначених для використання на території іноземних держав документах, що оформляються нотаріусами.

На сьогодні Україна є учасницею Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, згода на обов’язковість якої була надана Законом України від 10 січня 2002 року «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів». Зазначена Конвенція набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22 грудня 2003 року.

Відповідно до статей 2, 3 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитка печатки або штампа, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Пунктом 3 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472 (далі – Правила), передбачено, що апостиль не проставляється, зокрема, на:

оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи.

Проте відповідно до абзацу сьомого вказаного пункту зазначені документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

Відповідно до Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25 вересня 2012 року № 1418/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 вересня 2012 року за № 1651/21963 (далі – Порядок), для проставлення апостиля фізичні особи та представники юридичних осіб подають до Міністерства юстиції України документ, який посвідчує особу, заяву, документи, на яких потрібно проставити апостиль, документ про внесення плати за проставлення апостиля або оригінал та копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19.12.2003 за № 1197/8518, установлена плата за надання послуг проставляння апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, які оформляються нотаріусами України і призначені для використання на території інших держав: для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 гривня за один документ).

Підготовка нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації здійснюється Міністерством юстиції України відповідно до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113, зареєстрованого у Міністерстві юстиції 26 червня 2002 року за № 535/6823 (далі – Інструкція).

Пунктом 1.2 Інструкції визначено, що консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.

Згідно з пунктом 1.4 Інструкції консульській легалізації не підлягають, зокрема, оригінали, копії та фотокопії паспортів.