Базовим нормативно-правовим актом, яким визначено вимоги до інститутів громадянського суспільства та кандидатів, яких вони делегують до складу громадських рад при органах виконавчої влади, а також перелік документів, які необхідно подавати кандидатам разом із заявою для участі в установчих зборах з формування складу відповідної громадської ради є Типове положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у мм. Києві та Севастополі державній адміністрації, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 03 листопада 2010 року № 996 (далі – Типове положення).
Відповідно до норм Типового положення до складу громадської ради можуть бути обрані представники громадських об’єднань, релігійних, благодійних організацій, творчих спілок, професійних спілок та їх об’єднань, асоціацій, організацій роботодавців та їх об’єднань, засобів масової інформації (далі – інститути громадянського суспільства), які зареєстровані в установленому порядку.
До складу громадської ради можуть бути обрані представники інститутів громадянського суспільства, які не менше шести місяців до дати оприлюднення Міністерством юстиції повідомлення про формування складу громадської ради провадять свою діяльність, реалізують свої проекти у сфері, пов’язаній з діяльністю відповідного органу виконавчої влади, що підтверджується інформацією про результати діяльності інституту громадянського суспільства, та в статуті (положенні) яких визначені відповідні цілі і завдання діяльності.
Під провадженням інститутом громадянського суспільства діяльності у сфері, що пов’язана з діяльністю Міністерства юстиції, розуміється проведення інститутом громадянського суспільства заходів, досліджень, надання послуг, реалізація проектів тощо з питань, пов’язаних з визначеною законодавством сферою діяльності органу виконавчої влади.
Сфери діяльності та завдання Міністерства юстиції визначені Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228 (зі змінами) .
До складу громадської ради можуть бути обрані представники інститутів громадянського суспільства, які є фахівцями у відповідних сферах, що підтверджується наявністю відповідної освіти, наукового ступеня, публікацій, досліджень, а також інформацією про участь у реалізації проектів не менш як за 12 місяців до дати оприлюднення Міністерством юстиції повідомлення про формування складу громадської ради.
Інститут громадянського суспільства незалежно від своєї організаційної структури та наявності місцевих осередків (відокремлених підрозділів, філій, представництв, місцевих організацій тощо) для участі в установчих зборах делегує одного представника, який одночасно є кандидатом на обрання до складу громадської ради.
Пов’язані інститути громадянського суспільства (два і більше інститути громадянського суспільства мають одного і того ж керівника чи спільних членів керівних органів тощо) не можуть делегувати своїх представників до складу однієї громадської ради.
До складу громадської ради не можуть бути обрані представники інститутів громадянського суспільства, які є народними депутатами України, депутатами Верховної Ради Автономної Республіки Крим та місцевих рад, посадовими особами органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та органів місцевого самоврядування.
Перелік документів, які необхідно подати кандидатам разом із заявою для участі в Установчих зборах, визначено Типовим положенням про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у мм. Києві та Севастополі державній адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 листопада 2010 року № 996 (зі змінами) та Порядком подання заяв інститутами громадянського суспільства для участі в установчих зборах з формування складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України у 2019 році .