Щороку до Державного реєстру актів цивільного стану громадян України (далі – Реєстр) вноситься близько 500-600 актових записів про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені громадян нашої держави, але які тимчасово перебувають або ж проживають за кордоном.
Так, у 2020 році внесено 610 таких актових записів цивільного стану, з яких про народження – 397, про шлюб – 128, про розірвання шлюбу – 4, про зміну імені – 21, про смерть – 60.
Загальна ж кількість актових записів цивільного стану, що міститься в Реєстрі, складає 11 177, з яких про народження – 6 119, про шлюб – 1 761, про розірвання шлюбу – 703, про зміну імені – 412, про смерть – 2 182.
Відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», державну реєстрацію актів цивільного стану громадян України, які проживають або тимчасово перебувають за кордоном, проводять дипломатичні представництва і консульські установи України.
Відомості, зазначені в таких актових записах, вносяться до Реєстру Центральним відділом державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Київ) протягом 7 робочих днів з дня надходження.
Перші примірники актових записів передаються Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України разом з матеріалами справ, на підставі яких їх складено. Другі примірники передаються для подальшого зберігання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Київській області Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ).
У випадку народження дитини за кордоном іноді батьки вирішують реєструвати цей факт у компетентних органах країни, де народився малюк. В такому випадку дипломатичним представництвом або консульською установою України народження не реєструється, а лише видається довідка, яка підтверджує реєстрацію громадянства дитини.
Зверніть увагу! У разі реєстрації народження не в дипломатичній установі, відомості про дитину не будуть відображені в Реєстрі! В такому випадку, для використання на території України свідоцтва (чи іншого) документу про народження, яке видається компетентним органом іншої держави, необхідно здійснити його легалізацію (а у разі, якщо відповідна країна приєднана до Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів – проставити апостиль) та перекласти документ на українську мову, засвідчивши такий переклад нотаріально.
Оформлений відповідним чином документ буде мати юридичну силу у всіх без виключень державних, комунальних чи інших органах, в тому числі для оформлення матеріальної допомоги, реєстрації місця проживання, підписання декларації з сімейним лікарем, прийому до дитячого садочку, тощо.
Працівники таких служб не вправі вимагати внесення відомостей про дитину до Реєстру, оскільки до нього вносяться відомості, лише тих актових записів, які складаються державними органами України, до яких і відносяться дипломатичні представництва і консульські установи України.
На сьогодні архів Центрального відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) (далі – Центральний відділ) має на зберіганні актові записи, які складені дипломатичними представництвами та консульськими установами України у 86 країнах світу, починаючи з 1993 року.
Найчастіше послугами дипломатичних представництв і консульських установ користуються громадяни України, які тимчасово перебувають або проживають на території Турецької Республіки, Азербайджанської Республіки, Республіки Білорусь та Держави Ізраїль.
До Центрального відділу часто звертаються з проханням видачі документів, які складені консульськими установами Союзу Радянських Соціалістичних Республік на території іноземних держав. Необхідно наголосити, що такі документи знаходяться на зберіганні архівно-інформаційних відділах Управління ЗАГС Москви та Московської області Російської Федерації. Для їх отримання необхідно звернутись до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану та скласти відповідне прохання про надання правової допомоги в межах Протоколу до Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах.