Підготовка Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації
Міністерство юстиції України інформує, що адреса здійснення прийому, оформлення та видачі документів, поданих для їх консульської легалізації: м. Київ, вул. Євгена Сверстюка (Марини Раскової), 15, 1-й поверх, під’їзд 3-й, каб. 4.
Телефон: (044) 233-64-71, 097-918-51-01
Нормативно-правові акти, що регулюють порядок підготовки документів для подальшої консульської легалізації
Наказом Міністерства юстиції України від 11 січня 2016 року № 5/7 затверджено графік прийому нотаріально оформлених документів, поданих для їх консульської легалізації.
Відповідно до цього графіку прийом, оформлення та видача документів, поданих для їх консульської легалізації, здійснюється в понеділок, вівторок, середу, четвер та п’ятницю з 9.00 до 11.00. Видача документів: понеділок, вівторок, середа, четвер та п’ятницю – з 12:00 до 12:45.
У зв’язку з введеним в Україні воєнним станом прийом здійснюється щопонеділка та щосереди з 9:00 до 11:00
Строк підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації становить один робочий день та може бути продовжений Міністерством юстиції України:
1) до трьох робочих днів – у зв’язку з поданням кількості документів, що не може бути опрацьована працівниками Міністерства юстиції України, відповідальними за підготовку нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, з поважних причин (хвороба, звільнення, довготривала відпустка, технічні причини, для усунення яких необхідний додатковий час, тощо);
2) до двадцяти робочих днів – у зв’язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа; додаткової інформації або роз'яснень, у тому числі якщо справжність поданого документа викликає сумнів.
Підготовка нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації здійснюється за заявою особи, яка подає такі документи, зразок якої додається (додаток).
Для підготовки документів для їх консульської легалізації фізичні особи та представники юридичних осіб пред’являють документ, що посвідчує особу, та подають до Міністерства юстиції України:
заяву;
нотаріально оформлені документи, що підлягають процедурі консульської легалізації.
У разі подання заяви представником фізичної/юридичної особи подається також довіреність або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цієї фізичної/юридичної особи.
При поданні документів родичами першого ступеня споріднення фізичної особи замість довіреності надаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтва про народження, шлюб тощо).
Послуги з підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації надаються Міністерством юстиції України безкоштовно.
Звертаємо увагу, що легалізації не підлягають оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування.
У разі необхідності використання за кордоном нотаріальних копій вищезазначених документів процедуру підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації зазначені документи проходять шляхом оформлення у нотаріуса афідевіту з додатком, до якого додаються копії цих документів.
Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються нотаріусами та судами
Нормативно-правові акти, що регулюють порядок проставлення апостиля
Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються судами та оформлюються нотаріусами України, здійснюється за зверненням заявника територіального органу Міністерства юстиції України до відділу державної реєстрації актів цивільного стану або нотаріуса.
Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу (у разі особистого звернення), та подає:
оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
документ про оплату послуги з проставлення апостиля.
У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України.
Плата за надання послуг з проставлення апостиля
Наказ Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 19 грудня 2003 року за № 1197/8518, встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).
Звертаємо увагу, у зв’язку із веденням в дію з 01.01.2020 нового Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2013 № 1203, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25.01.2014 за №161/24938, за надання послуги з проставлення апостиля згідно з інформацією Головного управління Державної казначейської служби України у місті Києві відкрито новий рахунок за стандартом ІBAN з відомчою ознакою 41 «Міністерство юстиції України» для зарахування надходжень ККДБ 22012500 «Плата за надання інших адміністративних послуг» за такими реквізитами:
Банк отримувача: Казначейство України (ЕАП)
Отримувач коштів: ГУК у м. Києві/м. Київ/22012500
Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783
Номер рахунку (IBAN): UA558999980334109879041026001.
Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.
За результатом прийняття заяви та документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику в разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса видається відривна частина заяви, що містить відомості про номер заяви, дату її прийняття, кількість поданих документів, прізвище, ім’я та по батькові заявника і суму сплачених коштів за надання послуг з проставлення апостиля.
Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.
Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України.
За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного кваліфікованого електронного підпису та проставленням на документ кваліфікованої електронної печатки Міністерства юстиції України.
Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
Особливості проставлення апостиля на деяких видах офіційних документів, призначених для використання на території інших держав:
Апостиль не проставляється на: оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України (абзац п’ятий пункту 3 Правил).
Документи, наведені в абзаці п’ятому цього пункту, можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.
Також оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.
! Звертаємо увагу, що пункт 4 Правил доповнено новим абзацом четвертим, яким визначено, що апостиль може бути проставлено на копії (фотокопії) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, або на засвідченій в установленому порядку на території України копії (фотокопії) такого документа з перекладом лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа.
Крім того зазначаємо, на сьогодні засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів (підпункт 4.2 пункту 4 глави 7 розділу II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22 лютого 2012 року № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 лютого 2012 року за № 282/20595 (зі змінами)).
Важливо: у разі якщо документ підписали кілька осіб, у пунктах 2 і 3 форми апостиля вказуються прізвище і посада особи, яка вища з них за посадою (пункт 17 Правил).
Слід зазначити, що законодавством не передбачено проставлення апостиля на інформаційних довідках з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі – Державний реєстр прав), які згідно з пунктом 3 Порядку надання інформації із Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 грудня 2015 року № 1127 (зі змінами), надаються на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, проставлення підпису надавачем інформації з Державного реєстру прав та/або печатки. Для проставлення апостиля на документі, який підтверджує майновий стан, та для використання його за кордоном, можливо звернутися до будь-якого державного або приватного нотаріуса за оформленням відповідної заяви/афідевіту.