Законом України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму» (далі – Закон) передбачено, що виконання обов'язків суб'єкта первинного фінансового моніторингу забезпечується, зокрема, нотаріусами, якщо вони беруть участь у підготовці і здійсненні правочину щодо:
купівлі-продажу нерухомості;
управління активами клієнта;
управління банківським рахунком або рахунком у цінних паперах;
залучення коштів для утворення юридичних осіб, забезпечення їх діяльності та управління ними;
утворення юридичних осіб, забезпечення їх діяльності чи управління ними, а також купівлі-продажу юридичних осіб.
Обов’язок нотаріуса, як суб'єкта первинного фінансового моніторингу, здійснювати ідентифікацію та вивчення клієнта встановлений частиною 2 статті 6 Закону.
Законом встановлено, що ідентифікація клієнта здійснюється до/або під час встановлення з нотаріусом ділових відносин, укладання правочинів з клієнтом, але до проведення фінансової операції.
Порядок здійснення ідентифікації клієнта та вивчення його фінансової діяльності встановлено Положенням про здійснення фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Міністерство юстиції України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 29.09.2010 № 2339/5 (далі – Положення).
Проведення ідентифікації клієнта (особи) та вивчення його фінансової діяльності включають проведення:
заходів, спрямованих на перевірку та уточнення інформації стосовно ідентифікації особи у випадку, якщо є сумніви щодо достовірності чи повноти наданої інформації;
заходів, спрямованих на уточнення інформації щодо ідентифікації, у разі зміни інформації або закінчення строку дії документів, на підставі яких вона проводилась;
заходів, спрямованих на вивчення змісту діяльності і фінансового стану клієнта, відповідності фінансових операцій клієнта специфіці його діяльності;
моніторингу операцій клієнтів, діяльність яких свідчить про підвищений ризик проведення ними фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму.
Перелік відомостей, які необхідно з’ясувати під час проведення ідентифікації встановлено статтею 9 Закону. Зокрема, при ідентифікації фізичної особи – резидента нотаріусу необхідно встановити: прізвище, ім'я та по батькові; дату народження; номер паспорта громадянина України (або іншого документа, що посвідчує особу), дату видачі та орган, що його видав; місце проживання або місце перебування фізичної особи; реєстраційний номер облікової картки платника податків або номер паспорта громадянина України, в якому проставлено відмітку органів доходів і зборів про відмову від одержання реєстраційного номера облікової картки платника податків.
У разі здійснення ідентифікації фізичної особи – підприємця, крім зазначених вище відомостей, нотаріус з’ясовує інформацію про реквізити банку, в якому відкрито рахунок, і номер банківського рахунку (за наявності).
Під час здійснення фізичної особи – нерезидента, крім відомостей, передбачених для фізичної особи резидента, за виключенням реєстраційного номеру облікової картки платника податків, нотаріус також з’ясовує громадянство такої особи.
При здійсненні юридичної особи – як резидента так і нерезидента необхідно встановити повне найменування, місцезнаходження; реквізити банку, в якому відкрито рахунок, номер банківського рахунку; відомості про органи управління та їх склад; дані, що ідентифікують осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та майном; відомості про власників істотної участі в юридичній особі; відомості про контролерів юридичної особи.
У разі якщо клієнтом є юридична особа – резидент, нотаріус з’ясовує також інформацію про ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України.
Якщо клієнтом є юридична особа – нерезидент, він повинен надати нотаріусу також копію легалізованого витягу з торгового, банківського чи судового реєстру або нотаріально засвідчене реєстраційне посвідчення уповноваженого органу іноземної держави про реєстрацію відповідної юридичної особи.
Ідентифікація клієнтів, які проводять фінансові операції, здійснюється на підставі поданих офіційних документів або їх копій, що засвідчені нотаріально або підприємством (установою, організацією), яке їх видало.
Документи, необхідні для здійснення ідентифікації, надаються нотаріусу клієнтом.
Документи, на підставі яких здійснюється ідентифікація осіб, що є учасниками фінансових операцій, повинні бути чинними на момент їх подання та містити всю необхідну для здійснення ідентифікації інформацію.
Незасвідчені копії документів, документи, отримані електронною поштою або за допомогою факсимільного зв’язку, не можуть прийматися суб’єктами первинного фінансового моніторингу для проведення ідентифікації.
У разі якщо документи, на основі яких проводилась ідентифікація, зазнали змін або закінчився строк їх дії, то при здійсненні клієнтом чергової фінансової операції проводиться повторна ідентифікація.
У разі виникнення сумнівів щодо достовірності чи повноти отриманої інформації про клієнта нотаріус здійснює заходи з перевірки та уточнення цієї інформації.
Для проведення перевірки інформації щодо ідентифікації клієнта або інших учасників фінансової операції нотаріус може запросити додаткову інформацію у клієнта або отримати її з публічних джерел.
Як зазначалось вище, документи, необхідні для здійснення ідентифікації, надаються нотаріусу клієнтом.
Разом з тим зазначаємо, що у разі необхідності нотаріус, як суб'єкт первинного фінансового моніторингу, має право витребувати, а державні органи зобов'язані протягом десяти робочих днів надати відповідно до законодавства інформацію стосовно ідентифікації клієнта. Зазначена інформація надається безоплатно. Порядок надання державними органами на запит суб'єкта первинного фінансового моніторингу інформації про ідентифікацію клієнта визначено постановою Кабінету Міністрів України від 25 серпня 2010 року № 746.
Звертаємо увагу, що згідно з частиною тринадцятою статті 9 Закону ідентифікація клієнта не є обов'язковою у разі:
проведення фінансової операції особами, які раніше були ідентифіковані;
укладення правочинів між банками, зареєстрованими в Україні.
Крім того, нотаріус, як суб'єкт первинного фінансового моніторингу може здійснити спрощену ідентифікацію клієнта у разі:
встановлення ділових відносин або проведення фінансової операції, якщо клієнтом виступає орган державної влади, підприємство, що повністю перебуває у державній власності, міжнародна установа чи організація, в яких бере участь Україна відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України;
проведення фінансової операції на організованому ринку цінних паперів.
У разі якщо клієнт (особа) діє як представник іншої особи чи в інтересах іншої особи, або якщо у суб'єкта первинного фінансового моніторингу виникає сумнів стосовно того, що особа виступає від власного імені або вигодоодержувачем є інша особа, суб'єкт первинного фінансового моніторингу зобов'язаний згідно з вимогами цієї статті та положеннями інших законів, що регулюють процедуру ідентифікації, ідентифікувати також особу, від імені або за дорученням чи в інтересах якої проводиться фінансова операція або яка є вигодоодержувачем.
У разі якщо особа діє як представник іншої особи, суб'єкт первинного фінансового моніторингу повинен перевірити також наявність у цієї особи відповідних повноважень.
Частиною третьою статті 6 Закону встановлено, що суб'єкт первинного фінансового моніторингу зобов'язаний самостійно здійснювати класифікацію своїх клієнтів з урахуванням критеріїв ризиків, визначених центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері запобігання і протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму, та органами, що здійснюють регулювання та нагляд за їх діяльністю, під час проведення ними фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму, і вживати застережних заходів щодо клієнтів, діяльність яких свідчить про підвищений ризик проведення ними таких операцій.
Критерії класифікації ризику клієнтів можуть розроблятися на підставі такої інформації:
резидент/нерезидент;
країна походження або реєстрації клієнта;
особи, які беруть участь у фінансовій операції клієнта;
об'єкт фінансової операції;
тривалість ділових відносин з суб'єктом;
соціальний статус;
характеристика ділової активності;
фінансовий стан;
репутація, інші показники, що можуть бути використані для визначення ознак ризику.
Відповідно до розроблених критеріїв класифікації ризику клієнта нотаріус встановлює категорії клієнтів, які мають низький і підвищений ризик проведення ними операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму.
Заходи, що застосовуються до клієнтів з підвищеним ризиком, можуть включати, зокрема:
детальну перевірку наданих клієнтом ідентифікаційних даних;
запровадження вимог щодо подання клієнтом ширшого переліку документів для встановлення ділових відносин, зокрема щодо фінансового стану;
встановлення складу засновників та дійсних власників юридичної особи;
перевірку відповідності фінансової операції звичайній діяльності клієнта;
встановлення пов'язаних осіб;
встановлення джерела походження і способів переказу (внесення) коштів, що використовуються у фінансовій операції.
Перелік необхідних заходів для додаткового вивчення клієнтів, які характеризуються підвищеним ступенем ризику, може бути доповнений нотаріусом самостійно з урахуванням специфіки його діяльності.
Необхідно звернути увагу, що якщо ризик проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом або які можуть бути пов'язані, стосуватися або призначатися для фінансування тероризму, оцінюється суб'єктом як високий, суб'єкт оновлює інформацію, отриману за результатами первісної ідентифікації та вивчення фінансової діяльності клієнта, не рідше одного разу на рік.
Для інших клієнтів строк оновлення інформації не повинен перевищувати трьох років.
Для клієнтів з низьким ризиком, які тривалий час не підтримують ділові відносини з нотаріусом, ідентифікація та оновлення інформації можуть здійснюватися в разі звернення такого клієнта до нотаріуса або проведення ним чергової фінансової операції.
Якщо під час здійснення ідентифікації або вивчення фінансової діяльності клієнта (особи, що діє від його імені) нотаріус встановив відношення клієнта до публічних діячів, або пов'язаних з ними осіб, або до благодійної, або неприбуткової організації, він повинен:
вжити заходів для з'ясування джерел походження коштів клієнта;
проводити моніторинг операцій такого клієнта у порядку, визначеному для клієнтів з підвищеним ступенем ризику.
У разі якщо під час обслуговування клієнта нотаріус встановив, що його фінансові операції здійснюються за участю фізичних або юридичних осіб з країн, в яких не дозволяється застосування заходів, передбачених законодавством із запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму, нотаріус:
проводить ідентифікацію клієнта за правилами для клієнтів з підвищеним ступенем ризику;
попереджає клієнта про те, що фінансові операції із зазначеними фізичними або юридичними особами можуть містити ризик легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму;
розглядає питання щодо направлення до Держфінмоніторингу відповідної інформації.
Звертаємо увагу, що у разі прийняття нотаріусом, як суб’єктом первинного фінансового моніторингу, рішення про відмову від встановлення ділових відносин з клієнтом у зв'язку з неможливістю здійснення його ідентифікації відповідно до вимог законодавства, нотаріус зобов'язаний протягом одного робочого дня з дати відмови, але не пізніше наступного робочого дня повідомити Держфінмоніторинг про особу, яка мала намір провести фінансову операцію.
Повідомлення про відмову від встановлення ділових відносин з клієнтом складається суб'єктом у довільній формі з викладенням обставин, за яких звернувся клієнт, та із зазначенням всієї наявної інформації про нього.
За результатами ідентифікації та вивчення фінансової діяльності клієнта нотаріус може складати анкету, яка є внутрішнім документом нотаріуса.
В анкеті нотаріус зазначає відомості, встановлені ним за результатами проведення ідентифікації.
Відповідно до частини п'ятнадцять статті 6 Закону зберігати документи щодо ідентифікації осіб, які провели фінансову операцію, що згідно з цим Законом підлягає фінансовому моніторингу, а також усі документи, що стосуються ділових відносин з клієнтом, не менше п'яти років після завершення ділових відносин, а всі необхідні дані про операції - не менше п'яти років після завершення операції (при цьому строки зберігання документів можуть бути продовжені відповідним суб'єктом державного фінансового моніторингу у порядку, встановленому законодавством).
Згідно з Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, документи (картки, повідомлення, відомості) щодо ідентифікації осіб, які провели фінансову операцію, що підлягає фінансовому моніторингу, та документи, що стосуються ділових відносин з клієнтом формуються у справу 02-48 та зберігаються 5 років.
У той же час слід звернути увагу на те, що копії документів на підставі яких нотаріусом була здійснена ідентифікація осіб, які провели фінансові операції, зазначені у частині першій статті 8 Закону, зберігаються у справах:
02-01 «Договори відчуження житлових будинків та документи, на підставі яких вони посвідчувались»;
02-02 «Договори відчуження земельних ділянок та документи, на підставі яких вони посвідчувались»;
02-03 «Договори відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувались»;
02-04 «Договори відчуження іншого нерухомого майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались»;
02-10 «Інші договори (засновницькі договори, установчі акти, договори відчуження рухомого майна, оренди, позики, управління майном тощо).
Термін зберігання таких документів становить 75 років.
Враховуючи зазначене – відсутність копій документів у справі 02-48 (в той час як такі документи наявні в справах, зазначених вище) не є порушенням вимог пункту п’ятнадцятого частини другої статті 6 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму».