В житті трапляються ситуації, коли людина може загубити, зіпсувати або втратити документ, посвідчений або виданий нотаріусом. Зокрема, це може бути заповіт, договори: дарування, купівлі-продажу, міни, іпотеки тощо, свідоцтва про право на спадщину за законом або заповітом, довіреності, свідоцтва про право власності.
Усі ці документи можна відновити, звернувшись із письмовою заявою особисто або доручивши зробити це іншій особі до нотаріальної контори і отримати дублікат втраченого або зіпсованого документа.
Видача дубліката втраченого або зіпсованого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. Якщо ж примірники документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, ще не передано до архіву, то дублікат втраченого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання.
Під час видачі дубліката документа, як і при вчиненні будь-якої іншої нотаріальної дії, нотаріус зобов’язаний встановити особу, що звернулась за його отриманням.
Для отримання дубліката документу фізичній особі, окрім заяви, необхідно подати нотаріусу такі документи:
- паспорт громадянина України, облікову картку фізичної особи-платника податків;
- представнику особи, для якої вчиняється нотаріальна дія – нотаріально посвідчену довіреність (із зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату, в тому числі в державному нотаріальному архіві, з правом отримувати дублікати документів).
Якщо заявниками є спадкоємці або виконавець заповіту, додатково потрібно подавати свідоцтво про смерть та документи, що підтверджують родинні стосунки.
Спадкоємцям дублікат видається виключно на запит нотаріуса, яким заведена спадкова справа. До запиту нотаріус обов’язково має долучити належним чином засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та документів, які підтверджують родинні відносини спадкодавця зі спадкоємцем.
Після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу .