ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
30.12.2013 № 2804/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
31 грудня 2013 р.
за № 2241/24773
ПОРЯДОК, УМОВИ І СТРОКИ
зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
{У тексті Порядку слова «головне управління юстиції» у всіх відмінках і числах замінено словами «головне територіальне управління юстиції» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1189/5 від 09.07.2015}
{У тексті Порядку слова «відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції» у всіх відмінках і числах замінено словами «відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції» у відповідних відмінках і числах; слова «відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції» у всіх відмінках і числах замінено словами «відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1963/5 від 19.07.2016}
{У тексті та додатках до Порядку слова «головне територіальне управління юстиції» у всіх відмінках і числах замінено словами «міжрегіональне управління» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1590/5 від 06.05.2020}
І. Загальні положення
ІІ. Місце та строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг
Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг починається з 01 січня року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цих книг, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.
Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, до яких включено актові записи цивільного стану (метричні записи) одного виду за декілька років, починається з 1 січня року, наступного за роком складання останніх актових записів цивільного стану (метричних записів) та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.
Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану у Київській області Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ).
ІІІ. Оформлення та облік книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг
Якщо протягом року складено менше ніж 250 актових записів цивільного стану, допускається включення до книги державної реєстрації актів цивільного стану актових записів цивільного стану одного виду за декілька років.
Метричні книги, які оформлено у попередні роки та в яких об’єднано метричні записи за декілька років, не розшиваються з метою виділення метричних записів певного року та включення їх в окрему книгу, якщо це призведе до псування аркушів метричних записів, тексту цих записів або всієї книги.
Аркуші внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги нумеруються окремо.
У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) допускається застосування літерних номерів аркушів, наприклад 1а, 195б.
Якщо книгу державної реєстрації актів цивільного стану, метричну книгу оправлено без внутрішнього опису, то бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки книги.
В окремих випадках на письмовий запит суду (судді), органів дізнання чи досудового слідства у зв’язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, здійснюється вилучення оригіналів актових записів цивільного стану. Про вилучення оригіналів актових записів цивільного стану складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, а другий передається відповідному органу. З актових записів цивільного стану, що вилучаються, знімаються їх копії, які засвідчуються працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
Зміни складу книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги (вилучення актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) відображаються у графі «Примітка» внутрішнього опису з посиланням на відповідні документи (судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо), і до внутрішнього опису робиться новий підсумковий запис.
Усі наступні зміни у формуванні та стані книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі (пошкодження аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний документ (акт, протокол, судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо).
У разі великого обсягу перенумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.
На корінці обкладинки книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги згори зазначаються: умовний знак виду актового запису цивільного стану (додаток 4); рік/роки складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги; найменування районів, міст обласного значення, селищ, сіл, міст, на території яких складені актові записи цивільного стану (метричні записи); крайні дати - дата складання першого та останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів); номер книги за порядком у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
На лицьовому боці обкладинки книги у правому верхньому та лівому нижньому кутах зазначаються номери архівного фонду, опису та справи.
Написи на обкладинці (корінці) книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги робляться друкарським способом або чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
З метою обліку аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, що вміщується на зворотному боці останнього чистого аркуша цього журналу.
У засвідчувальному написі, який підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану або сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, зазначається цифрами і словами кількість аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричнихкниг.
Опис справ складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.
До кожного річного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій висвітлюються особливості формування і описування справ, їх систематизації в описі.
Передмова підписується посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
У графах 4, 5 «Крайні дати документів справи (тому, частини)» опису справ зазначаються крайні дати складання актових записів цивільного стану - дата першого та дата останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.
Графа 7 «Примітка» опису справ використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про наявність копій актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі.
При внесенні до опису справ кількох книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, а всі інші однорідні книги у графі 3 «Заголовок справи (тому, частини)» позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про ці книги вносяться до опису справ повністю. На кожному новому аркуші опису справ заголовок відтворюється повністю.
Один примірник опису справ направляється до відповідного державного архіву, другий зберігається у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису справ використовуються для поточного пошуку книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.
ІV. Перевіряння наявності та стану справ
Позапланове перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться:
після переміщення документів в інше архівосховище;
після ліквідації надзвичайних ситуацій;
у разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану або особи, відповідальної за ведення діловодства;
під час реорганізації або ліквідації установи;
за інших обставин у разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів.
Перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів опису справ з описуванням справ на титульному аркуші та внутрішньому описі книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.
Фізичний стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікації документів усередині справи.
Розшук невиявлених справ постійного зберігання проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.
Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути: акт приймання-передавання справ (документів) (додаток 9), акт про невиправні пошкодження справ (документів) (додаток 10).
У разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) вживаються заходи відповідно до пункту 15 глави 8 розділу VIII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).
Наявність і стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища відображаються в акті приймання-передавання справ постійного зберігання під час зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (додаток 12). За аналогічною формою складається акт під час зміни особи, відповідальної за ведення діловодства, який підписується цією особою та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
V. Порядок передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державних архівів
Відділ державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління здійснює підготовку книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг для передачі їх до відповідного державного архіву, яка полягає в перевірянні правильності формування та оформлення кожної книги, описів справ відповідно до вимог цього Порядку.
Працівники відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління усувають недоліки, виявлені під час перевіряння.
Під час першого передавання документів до державного архіву відділом державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління подається історична довідка про цей відділ та його документи, яка складається з дотриманням вимог глави 6 розділу ХІ Правил.
У разі подання історичної довідки при попередній передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління подається доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни в найменуванні, підпорядкуванні, функціях відділу, що відбулися за цей час, тощо.
Якщо актовий запис цивільного стану (метричний запис), включений до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, що передається до державного архіву, не містить змін, які внесені до другого його примірника у випадках, передбачених законодавством, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління вносить до нього відповідні зміни, яких бракує.
Запис про внесення змін повинен містити, крім найменування, дати документа, на підставі якого вони були внесені до другого примірника актового запису цивільного стану (метричного запису), вказівку про те, що зміни внесені при порівнянні актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником. Проведений запис засвідчується підписом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління та печаткою відділу.
Книги державної реєстрації актів цивільного стану, які знаходяться на зберіганні у відділах державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків), відділах державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків), передаються до державних архівів Донецької та Луганської областей без порівняння (зіставляння) кожного актового запису цивільного стану з другим його примірником, включеним до книги, що зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації відповідного міжрегіонального управління, у разі відсутності такого примірника у цьому відділі.
Необхідний актовий запис цивільного стану (метричний запис) вилучається з книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління та включається до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління.
Сформована таким чином книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління знову прошивається, її аркуші нумеруються та складається засвідчувальний напис, що вміщується наприкінці книги та підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління.
В аналогічному порядку у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління замінюються невиправно пошкоджені актові записи цивільного стану (метричні записи) на ті записи, які збереглися в кращому стані.
Передавання здійснюється за описами справ у трьох примірниках у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.
Наприкінці кожного примірника опису справ цифрами та словами зазначаються фактична кількість книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, переданих до державного архіву, дата приймання-передавання і проставляються підписи осіб, що здавали та приймали книги.
Передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг оформлюється актом приймання-передавання справ на постійне зберігання, що складається у двох примірниках.
Три примірники опису справ та один примірник акта приймання-передавання справ на постійне зберігання разом з книгами державної реєстрації актів цивільного стану, метричними книгами, обліково-довідковим апаратом до них передаються до державного архіву; один примірник опису справ разом з примірником акта приймання-передавання справ на постійне зберігання повертається у відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління.
Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління направляє копії опису справ та акта приймання-передавання справ на постійне зберігання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління.
Знищення проводиться після погодження цього акта ЕПК відповідного державного архіву та затвердження керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану шляхом спалення або подрібнення актових записів цивільного стану, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. При знищенні шляхом подрібнення паперова маса направляється для утилізації. Не допускається утилізація актових записів цивільного стану, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг без подрібнення.
VІ. Умови зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг в архівосховищах відділів державної реєстрації актів цивільного стану
За відсутності архівосховища у відділі державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління книги державної реєстрації актів цивільного стану і метричні книги зберігаються в металевих шафах, які в кінці робочого дня опечатуються.
У сховищі забороняється прокладання газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів.
Якщо архівосховище розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати та охоронна сигналізація.
Обладнання архівосховищ здійснюється з урахуванням вимог глави 5 розділу VІІІ Правил.
Зовнішні двері архівосховища ізолюються металом та в неробочий час опечатуються.
Архівосховище відмикається і замикається у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану).
В архівосховищі забороняються паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.
На випадок виникнення пожежі, повені та інших надзвичайних ситуацій, а також зловмисного проникнення в приміщення архіву сторонніх осіб у відділі державної реєстрації актів цивільного стану складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та інших документів, що знаходяться в архівосховищі, додаються перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття. Зазначений план заходів затверджується в установленому законодавством порядку.
Показники контрольно-вимірювальних приладів щотижня фіксуються у спеціальному журналі. Перевіряння роботи зазначених приладів здійснюється щороку.
Проведення санітарно-гігієнічних робіт в архівосховищі здійснюється з дотриманням вимог глави 4 розділу VІІІ Правил.
Директор Департаменту
взаємодії з органами влади О.В. Анохін