Державний реєстратор має право відмовити в державній реєстрації прав, якщо наявні підстави, визначені у Законі України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень».
Так, підставою для відмови у державній реєстрації прав є подання документів, які не дають змоги встановити набуття, зміну або припинення речових прав на нерухоме майно та їх обтяження.
При цьому державний реєстратор під час проведення реєстраційних дій обов’язково використовує відомості:
- Державного земельного кадастру;
- Єдиної державної електронної системи у сфері будівництва,
- відомості інших реєстрів або кадастрів, автоматизованих інформаційних систем, держателем (розпорядником, володільцем, адміністратором) яких є державні органи, шляхом безпосереднього доступу до них чи у порядку інформаційної взаємодії з Державним реєстром прав.
Крім того, реєстраційні дії на підставі судових рішень проводяться виключно на підставі рішень, отриманих у результаті інформаційної взаємодії Державного реєстру прав та Єдиного державного реєстру судових рішень. У разі проведення реєстраційних дій на підставі рішень судів, що набрали законної сили, до запровадження відповідної інформаційної взаємодії реєстраційні дії на підставі рішень судів проводяться за зверненням заявника. Також державний реєстратор обов’язково використовує відомості Єдиного державного реєстру судових рішень за допомогою офіційного вебпорталу судової влади України щодо наявності судового рішення у відповідному реєстрі в електронній формі, відповідності його за документарною інформацією та реквізитами. У разі відсутності рішення суду в Єдиному державному реєстрі судових рішень державний реєстратор прав на нерухоме майно запитує копію такого рішення суду, засвідчену в установленому порядку, від відповідного суду.
Направлення запиту до суду про отримання копії рішення суду є підставою для зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.