Конвенції приймаються на Дипломатичних сесіях Гаазької конференції, які відбуваються, як правило, раз на чотири роки.
Остання Двадцята Дипломатична Сесія завершилася у червні 2005 року схваленням 30 червня 2005 року Заключного Акту, яким було внесено зміни до Статуту Гаазької конференції.
За функціонування Конференції відповідає Рада з загальних справ і політики (до 2007 року Спеціальна комісія з загальних справ та політики), яка складається з усіх членів. Засідання Ради проводяться, як правило, щорічно. Рада забезпечує таке функціонування Конференції за допомогою Постійного бюро, діяльність якого вона спрямовує.
Щороку на засіданні Ради із загальних справ та політики Гаазької конференції на розгляд експертів виноситься оновлений Стратегічний план розвитку, що включає в себе опис напрямків діяльності Конференції на наступний рік .
Для забезпечення розроблення проектів конвенцій та вивчення питань практичного застосування існуючих Гаазьких конвенцій створені Спеціальні комісії.
На сьогодні утворено Спеціальні комісії щодо практичного застосування чинних конвенцій:
1. Конвенцій, що стосуються аліментних зобов’язань;
2. Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, про вручення документів за кордоном у цивільних або комерційних справах та про отримання доказів за кордоном у цивільних або комерційних справах (у 2004 році Україна взяла участь у засіданнях цієї Спеціальної комісії);
3. Конвенції про цивільно-правові аспекти міжнародного викрадення дітей;
4. Конвенції про захист дітей та співробітництво в галузі міждержавного усиновлення.