Частиною першою статті 19 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», пунктами 2, 4 розділу ІV Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні (далі – Правила), передбачено, що відділами державної реєстрації актів цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного як в електронному вигляді, так і на паперовому носії, незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника здійснюється повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, оригінал якого було вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено.
Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану здійснюється за заявою особи щодо якої складено запис, батьків, усиновлювачів, опікунів, піклувальників, представника закладу охороні здоров’я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина, органу опіки та піклування.
Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть повторно видаватись представнику особи, яка має право на отримання свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, у разі подання довіреності, посвідченої відповідно до Закону України «Про нотаріат» або документа, що посвідчує повноваження такого представника, відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність». Під час пред’явлення адвокатом ордера до нього обов’язково додається копія договору про надання правової допомоги, посвідчена у встановленому законодавством порядку.
Повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану при підтвердженні права особи на отримання даних документів (пункт 9 розділу І Правил).
Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану іноземців, осіб без громадянства та громадян України, які проживають за кордоном, витребовують через дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном, а також через Міністерство закордонних справ України за заявою або анкетою (установленого зразка), підписаною особою, яка витребовує документ (пункт 7 розділу ІV Правил).