Пунктом 1 розділу ІІ Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2015 № 2268/5 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11.11.2015 за № 1419/27864 (далі – Порядок), передбачено, що проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України (відділи державної реєстрації актів цивільного стану), нотаріуса або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів.
Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла до Міністерства юстиції України, така заява направляється територіальному органу для її прийняття відповідно до Порядку.
Наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 19.12.2003 за № 1197/8518, за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції для використання на території інших держав, встановлена плата для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства в розмірі 51 грн.
Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть здійснювати оплату послуги з проставлення апостиля в іноземній валюті у банках-кореспондентах ПАТ «Державний експортно-імпортний банк України». Оплата здійснюється на рахунок Державної казначейської служби України, відкритий у ПАТ «Державний експортно-імпортний банк України» (ознайомитися з актуальною інформацією щодо банківських реквізитів та переліку банків-кореспондентів можливо на офіційному вебсайті Державної казначейської служби України www.treasury.gov.ua).
Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану іноземців, осіб без громадянства та громадян України, які проживають за кордоном, витребовуються через дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном, а також через Міністерство закордонних справ України за заявою або анкетою (установленого зразка), підписаною особою, яка витребовує документи (пункт 7 розділу IV Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18.10.2000 за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.12.2010 № 3307/5).