З метою забезпечення належної роботи управлінь юстиції на місцях у напрямку посилення методичної роботи серед нотаріусів, Міністерство юстиції України вважає за необхідне звернути увагу на наступне.
Одним із видів проведення методичної роботи та надання нотаріусам практичної правової допомоги є узагальнення нотаріальної практики.
Узагальнення мають на меті виявлення характерних помилок та недоліків при вчиненні нотаріусами нотаріальних дій, їх ґрунтовний аналіз, визначення шляхів для їх усунення та недопущення в подальшому.
Крім того, узагальнення дають змогу виявити неврегульовані законодавством або спірні питання, колізії норм права при застосуванні їх в нотаріальній практиці.
Водночас, узагальнення слід вважати своєрідною формою контролю за законністю виконання нотаріусами своїх обов’язків та керівництва їх діяльністю.
До інших завдань, що підлягають вирішенню шляхом узагальнення, слід також віднести вивчення стану дотримання законодавства в роботі нотаріусів, аналіз рівня їх професійної підготовки та ділової кваліфікації, виявлення і розповсюдження позитивного досвіду, і, в кінцевому підсумку, підвищення рівня нотаріального обслуговування населення.
Як правило, об’єктом узагальнення є практика вчинення окремих видів нотаріальних дій. Разом з цим, можливим є одночасне узагальнення нотаріальної практики стосовно декількох видів нотаріальних дій, але з точки зору вирішення одного питання. Наприклад, затвердження нотаріусом акту про проведення аукціонів (публічних торгів) з реалізації заставленого майна, видача свідоцтва про придбання заставленого майна на аукціоні (публічних торгах), практика витребування нотаріусами документів та відомостей, необхідних для вчинення зазначених нотаріальних дій, тощо.
Початковим етапом проведення узагальнення є визначення його теми. Актуальність теми визначається, в першу чергу, шляхом порівняльного аналізу статистичних даних. При цьому слід враховувати не лише цифрові дані, а і тенденції до зростання або скорочення відповідних нотаріальних дій, їх розповсюдженість, тощо.
Для визначення теми узагальнення можуть слугувати і найбільш характерні помилки, допущені нотаріусами та виявлені в ході проведених комплексних та цільових перевірок діяльності нотаріусів.
Аналізуючи виявлені порушення та недоліки в роботі нотаріусів обов’язкової уваги потребує рівень їх розповсюдженості в області (районі), встановлення причин їх виникнення, а також наслідків, до яких вони призвели або можуть призвести в майбутньому. Окремої уваги потребують ті з них, що завдали шкоди інтересам осіб, які зверталися до нотаріусів або можуть спричинити порушення їх прав та законних інтересів.
Виявлені під час узагальнення порушення в діях нотаріусів не лише констатуються, а, за можливості, невідкладно виправляються. Про спосіб усунення виявлених порушень також зазначається в підсумковому документі.
Разом з цим, узагальнення не повинно зводитись лише до констатації недоліків в роботі нотаріусів. Під час проведення узагальнення необхідно приділяти достатню увагу поширенню позитивного досвіду діяльності нотаріусів, ілюстрації правильних підходів у вирішенні того чи іншого питання, розповсюдженню взірців належним чином оформлених документів.
Узагальнення провадяться також на підставі аналізу заяв та скарг громадян, що надходять до управлінь юстиції. На жаль, на сьогодні звернення громадян щодо дій нотаріусів часто аналізуються управліннями юстиції недостатньо глибоко, а заходи реагування, що вживаються, носять ознаки формалізму. Тому, письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, мають систематично аналізуватися та узагальнюватися. Проведені на цій базі узагальнення можна вважати дієвою формою роботи, направленої на своєчасне виявлення причин виникнення обґрунтованих скарг громадян, вивчення громадської думки, визначення шляхів вдосконалення роботи установ нотаріату.
Особливу увагу слід звернути на усунення причин, які викликають повторні та колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів виконавчої влади, засобів масової інформації, в той час як вони можуть і повинні розв’язуватись на місцях.
Іншим аспектом цієї роботи є якість проведених узагальнень. Зокрема, необхідно враховувати те, що протягом останніх років в законодавстві спостерігається тенденція до динамічних змін. Тому, під час проведення узагальнень необхідно надавати критичну оцінку тим методичним рекомендаціям, з питання, що узагальнюється, які направлялись нотаріусам раніше, аби не допустити використання на практиці листів та вказівок, які застаріли та не відповідають вимогам часу.
Доцільно також систематично проводити вивчення та аналіз кримінальних, цивільних та адміністративних справ щодо нотаріусів, які були предметом розгляду судів за певний період, і рішення з яких набрали чинності. Такі аналізи хоча і не узагальнюють нотаріальну практику, але мають на неї безпосередній вплив.
Нетрадиційною формою є узагальнення нотаріальної практики, що проводиться на підставі вирішення нотаріусами конкретних практичних завдань, завчасно направлених їм управліннями юстиції. Письмові відповіді нотаріусів на поставлені завдання аналізуються управліннями юстиції і дають змогу з’ясувати загальні тенденції нотаріальної практики, що склалися в тому чи іншому регіоні.
За наслідками проведеного узагальнення складається підсумковий документ, який повинен містити аргументовані висновки, що випливають з матеріалів узагальнення, заходи, спрямовані на усунення виявлених порушень в практиці роботи нотаріусі, в тому числі і такі, що носять профілактичних характер, конкретні пропозиції щодо розповсюдження позитивного досвіду тощо.
Завершальним етапом проведеного узагальнення є його належна реалізація, яка визначається співвідношенням завдань, що ставилися, та одержаним результатом.
Реалізація може мати вираз у таких формах:
обговорення на колегіях, нарадах, тощо;
вжиття комплексних заходів до усунення виявлених недоліків в роботі;
проведення тематичних семінарів, курсів підвищення кваліфікації нотаріусі;
підготовка методичних роз’яснень;
підготовка та внесення пропозицій щодо вдосконалення чинного законодавства;
порушення перед компетентними органами питань, які недостатньо врегульовані чинним законодавством або таких, що вимагають спеціальних роз’яснень.
В останньому випадку, офіційне звернення до відповідного компетентного органу повинно супроводжуватися одночасним повідомленням Міністерства юстиції.
Передбачені узагальненням заходи повинні перебувати на постійному контролі аж до повного їх виконання.
Робота по проведенню узагальнення включається до плану роботи управління юстиції із зазначенням теми, строків виконання та конкретних виконавців. При цьому враховується можливість всебічного та глибокого вивчення питання, що планується. Виключенням з цього правила є проведення тематичних узагальнень за дорученням Міністерства юстиції.
Оптимальним строком для проведення узагальнення вважається 1 квартал. Встановлення більш тривалих строків може призвести до втрати актуальності питання, що вивчається.